Lãnh đạo bất kỳ ngành nghề nào cũng đều cần quản lý nhân viên hiệu quả để công việc suôn sẻ và đạt thành tích tốt. Công tác giao việc, yêu cầu báo cáo và tổng hợp kết quả những điều cơ bản mà lãnh đạo phải thực hiện. Nhưng thường những điều cơ bản lại được hiểu là đơn giản nên không được chú trọng hoặc thực hiện hời hợt.
Là lãnh đạo ngân hàng, bạn không cần nhiều kỹ năng "cao siêu", chỉ cần tập trung cao độ và thực hiện đều đặn những bước cơ bản này cũng sẽ giúp bạn đạt hiệu quả như mong muốn.
Một là, khi giao việc
Xác định rõ yêu cầu công việc cần giao cho nhân viên (ví dụ chốt hẹn với khách hàng hay chốt giao dịch với khách hàng là hai yêu cầu khác nhau, nếu giao việc chỉ nói làm việc với khách hàng thì không rõ mục đích là gì). Trong đó, nói nội dung quan trọng trước để đi cụ thể vào vấn đề và đề nghị nhân viên ghi lại công việc cụ thể. Sau đó, nói nội dung chi tiết cần làm, phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ. Đừng quên nói thời hạn, ngày deadline; vì như vậy nhân viên có thể hiểu cứ "thong thả" làm, khi nào xong thì báo cáo, bạn sẽ không quản lý được đầu mục công việc hoàn tất. Lưu ý, tránh truyền đạt không đầy đủ, nhân viên của bạn sẽ không xác định đúng và đủ mục tiêu cần thực hiện, từ đó có thể kéo dài thời gian hoặc không thể hoàn thành công việc được giao.
Sau khi giao việc, nhớ hỏi xem nhân viên của bạn có câu hỏi hay thắc mắc gì không. Bạn thường quên nội dung này, vì chủ quan nghĩ rằng mình đã truyền đạt đủ ý và mặc nhiên nhân viên đã hiểu. Với việc hỏi lại như vậy sẽ tạo hiệu ứng cho nhân viên nhớ lại những nội dung bạn vừa truyền đạt và có thể đưa ra câu hỏi để làm rõ vấn đề hoặc đưa ra ý kiến, đề xuất phù hợp hơn.
Ngoài ra, nên yêu cầu xác nhận lại, tránh việc nhân viên không hiểu rõ chi tiết công việc mà lại giả vờ đã hiểu, vô hình trung sẽ dẫn tới những hiểu nhầm trong giao tiếp về sau và khả năng cao dẫn đến không hoàn thành công việc được giao.
Hai là, yêu cầu báo cáo công việc
Việc báo cáo vừa giúp lãnh đạo nắm bắt công việc và vừa giúp nhân viên tổng kết lại việc mình đã làm. Nhưng hiện nay các nhân viên ngân hàng thường bị cảm giác "quá tải" báo cáo vì không những báo cáo công việc hàng ngày mà còn xử lý các báo cáo liên quan đến hệ thống cho Hội sở, cho các đơn vị bên ngoài. Nếu cảm giác không thoải mái sẽ dẫn đến báo cáo hình thức, báo cáo qua loa, không mang lại hiệu quả. Do đó, yêu cầu đặt ra là cần báo cáo khi nào (When) và như thế nào (How) cho hợp lý.
"When" – có thể chia ra ba mốc thời gian báo cáo, gồm: khi hoàn thành công việc, khi đang tiến hành công việc (ví dụ 1 ngày 1 lần), khi gặp vấn đề hay khó khăn. Tùy theo tính chất của sự việc, hãy lên lịch báo cáo và yêu cầu nhân viên thực hiện. Những công việc đơn giản, tần suất báo cáo nên ít. Những công việc bị kéo dài nên báo cáo đều đặn nhằm có đối sách phù hợp. Ví dụ: bổ sung thêm người, thay đổi cách làm.
"How" – hướng nhân viên báo cáo theo kiểu ưu tiên kết luận, truyền đạt một cách đơn giản, báo cáo chân thực, tránh vòng vo và bóp méo. Vì con người có xu hướng càng có nhiều thông tin thừa, càng bị rối, do đó việc nêu kết luận đầu tiên sẽ làm cho người nghe dễ hiểu hơn. Những báo cáo mang tính chất thường xuyên, như kế hoạch gặp khách hàng trong tuần/tháng, nên tạo mẫu báo cáo phù hợp với nội dung để nhân viên thực hiện dễ dàng.
Ba là, thảo luận với nhân viên và teamwork
Thảo thuận thường xuyên với nhân viên và teamwork của bạn sau khi giao việc để nắm bắt kịp thời tiến độ công việc, có thể thảo luận riêng với cá nhân hoặc thảo luận chung trong cuộc họp của phòng để có trao đổi và điều chỉnh phù hợp.
Chú ý rút ngắn tối đa thời gian thảo luận nhằm đạt được cuộc trao đổi hiệu quả, tránh gây cảm giác khó chịu cho nhân viên khi ngồi nghe quá lâu. Bằng cách chuẩn bị trước khi thảo luận như sắp xếp nội dung muốn nói, chuẩn bị bằng văn bản những đầu mục thảo luận, phân công người trình bày từng vấn đề.
